Congresos y convenciones

Recientemente estuve hablando en este blog sobre la historia de los eventos y ceremonias, entre los cuales se pueden incluir los congresos y convenciones sobre los cuales considero interesante hablar con mayor profundidad sobre estos, debido a la importancia que revisten y a la complejidad de su organización y ejecución.

Según la RAE, la palabra congreso tiene diferentes significados, pero el que nos interesa para esta cuestión es el siguiente: Conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Basándonos en esta definición, podemos señalar que las características principales que definen y enmarcan un congreso son las siguientes: exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de público y ponentes con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos adelantos y novedades en determinadas materias relacionadas con la temática del congreso, así como una duración media de entre 3 a 5 días. En caso de no cumplirse el requisito de tiempo, hablaríamos, en su lugar, de una conferencia o convención.

Todo congreso se realiza con un objetivo en mente y una finalidad buscada. Esta puede corresponder a diversos factores y objetivos, pero la más usual suele ser el exponer nuevos avances en un campo científico, tecnológico, médico, social, cultural o político. Si el congreso va a corresponder a este fin o se trata de un evento o reunión en el que se busque otro fin, los organizadores, que conforman el denominado Comité Organizador, se encargarán de gestionar la planificación, gestión y organización del congreso de manera que se adecue a la finalidad buscada en el mismo. Para cumplir satisfactoriamente este objetivo, los organizadores suelen ser un grupo de profesionales de diversas áreas, seleccionados para cubrir todos los campos que puedan entrar en juego en la preparación del congreso.

Otro aspecto de gran importancia es la elección del lugar de celebración del congreso. Este puede ser un lugar "tradicional", en donde se hayan celebrado todas las ediciones del congreso desde la primera, aunque otra opción disponible es la presentación y estudio de candidaturas de diferentes localizaciones para buscar la más adecuada en función de las infraestructuras, capacidad de organización, ubicación geográfica de la ciudad, etc. No existe una fórmula única para seleccionar el lugar de celebración, pues cada congreso se atiene a unas características y requerimientos propios, por lo que el Comite Organizador debe tener en cuenta estos factores a la hora de elegir en que lugar se celebrará el congreso.

La organización de un congreso es una tarea muy dura y ardua, ya que los organizadores pretenden que sea un evento impactante, un acontecimiento inolvidable que deje huella y se convierta en un referente para futuros congresos. A causa de esto, la organización de un evento de estas características es una importante herramienta de Relaciones Públicas en el que todos y cada uno de los aspectos del mismo causa una impresión, tanto en los diferentes ponentes como al público asistente. Los organizadores y todo el personal que colabore en la ejecución del congreso está expuesto, desde el Comite Organizador hasta las azafatas, personal de seguridad, encargados de coordinar a los equipos de trabajo, etc. A causa de esto, hay que cuidar todos los detalles, prestar la máxima atención a todos y cada uno de los aspectos implicados en la planificación y organización, ya que lo que el público vea, sienta y asimile sobre el congreso le servirá para hacerse una idea y formarse una opinión no sólo sobre el evento en sí, sino sobre todo el trabajo, esfuerzo y gente que hay detrás y que han ejecutado todo el trabajo. Una buena imagen, un trabajo organizado y con una buena coordinación, transmiten una impresión de orden y meticulosidad, una sensación de profesionalidad que satisfará a todos los asistentes. Por ello no hay que dejar nada al azar, planificar todo con el máximo cuidado y atención al detalle.